Cada enero se repite la misma escena: alguien abre el armario de material, ve que quedan dos bolígrafos y medio paquete de folios, y hace un pedido de urgencia que llega tarde y caro. Hacer un único pedido de inicio de año, bien pensado, ahorra dinero, viajes y discusiones sobre quién se ha llevado la última grapadora. Esta lista está organizada por dónde se usa el material, que es como mejor se cuenta.
¿Qué necesita cada puesto de trabajo?
Lo que va en la mesa de cada persona se calcula multiplicando por el número de puestos. Conviene dotar a todos por igual, aunque algunos usen menos: así nadie pide «prestado» al vecino.
- Escritura: dos bolígrafos (azul y negro), un lápiz o portaminas, un marcador fluorescente y un rotulador permanente. Un corrector en cinta para quien trabaje con papel.
- Notas: un bloc de notas o cuaderno, un taco de notas adhesivas y banderitas para marcar páginas.
- Orden en la mesa: una bandeja portadocumentos (o dos apiladas), un cubilete para los bolígrafos y un organizador pequeño para clips y gomas.
- Pequeño material: grapadora de sobremesa con su caja de grapas, quitagrapas, tijeras, cinta adhesiva con portarrollos y una caja de clips.
- Archivo del puesto: tres o cuatro carpetas de gomas o subcarpetas para los expedientes en curso.
- Agenda o calendario, si la persona lo usa; cada vez hay más gente con calendario digital, así que mejor preguntar que comprar de más.
¿Qué va en la zona común y en la impresora?
Hay material que no tiene sentido duplicar en cada mesa y que se gestiona mejor en un punto central: junto a la impresora, en la sala de reuniones o en un armario de material.
- Papel: paquetes de A4 de 80 g/m² según el volumen de impresión (el contador de la máquina lo dice), algo de A3 si la máquina lo admite y un paquete de papel de 100 g/m² para documentos que salen fuera.
- Impresora y copiadora: tóner o cartuchos de reserva de cada máquina, y un paquete de etiquetas adhesivas compatibles.
- Sala de reuniones: rotuladores de pizarra en varios colores y un borrador; si la pizarra es blanca, un limpiador. Blocs de notas para los asistentes.
- Envíos: sobres en los dos o tres tamaños que se usen de verdad (ventana para facturas, sin ventana para cartas, acolchados o bolsas para envíos), etiquetas de envío y cinta de embalar.
- Taladro y encuadernación: un taladro de dos agujeros robusto y, si se preparan dossiers, una encuadernadora con sus canutillos o fundas y portadas.
- Destructora de documentos, si se maneja información personal o confidencial en papel.
¿Qué necesita administración y archivo?
El departamento que más papel mueve tiene necesidades propias, y suele ser también quien hace el pedido, así que conviene que no se olvide de sí mismo.
- Archivadores de palanca para el año nuevo, con el lomo que corresponda al volumen de cada serie (contabilidad, personal, proveedores). Etiquetas para los lomos.
- Carpetas colgantes de reposición para los expedientes nuevos y separadores con índice.
- Cajas de archivo para pasar la documentación del año anterior al archivo definitivo.
- Sellos: fechador, sello de «recibido» y «pagado» o los que use la empresa, con su tinta de repuesto.
- Talonarios y documentos oficiales que todavía se usen en papel (albaranes, recibos).
- Calculadora de sobremesa con rollo de papel si se imprimen comprobantes.
¿Cómo hacer el pedido para que no falte ni sobre?
Antes de pedir, dos consultas de cinco minutos: a cada responsable de área, qué le faltó el año pasado; y al armario de material, qué quedó sin usar. Lo segundo es tan útil como lo primero, porque suele revelar referencias que se compran por costumbre y nadie gasta.
Después, fijar las referencias. Si todos los puestos usan el mismo bolígrafo, la misma grapadora y el mismo archivador, el pedido es más corto, el precio por unidad baja y el armario se mantiene ordenado. Cambiar de referencia cada año es una fuente de pequeños problemas: grapas que no encajan, recambios que no valen, lomos de distinto color.
Por último, decidir la periodicidad. Un pedido grande en enero con una reposición a mitad de año suele bastar en oficinas pequeñas y medianas. Lo que no conviene es comprar de uno en uno por internet cada vez que falta algo: cada compra pequeña lleva portes, tiempo de alguien y la tentación de comprar lo primero que aparece.
¿Qué suele olvidarse en el pedido de enero?
Hay cosas que faltan todos los años porque no se ven: las grapas (se compra la grapadora y no la recarga), las pilas de las calculadoras y los relojes, el papel de la sumadora, la tinta de los sellos, el limpiador de la pizarra, las etiquetas para los lomos de los archivadores nuevos, las bolsas de basura de las papeleras de reciclaje. Incluirlas en la lista una vez evita que vuelvan a faltar.
Lista rápida para imprimir
Para que la tengas a mano, esta es la versión corta:
- Por puesto: bolígrafos, lápiz, marcador, rotulador, corrector, bloc, notas adhesivas, bandeja, cubilete, grapadora, tijeras, cinta, clips, carpetas.
- Zona común: papel según contador, tóner, etiquetas, rotuladores de pizarra, sobres, cinta de embalar, taladro, encuadernadora, destructora.
- Administración: archivadores, carpetas colgantes, separadores, cajas de archivo, sellos, talonarios, calculadora.
Todo lo que aparece en esta lista está en nuestras categorías de productos, ordenadas igual que la tienda. Si el pedido de inicio de año de tu empresa supera lo que compra un particular, déjanos tus datos: te enviamos el catálogo completo y preparamos condiciones por volumen para que lo hagas de una vez.